14.11.2022
In gesprek met:
Robin Verhoog
Projectleider ICT bij Huisartsencoöperatie West-Brabant.
& Eveline van Haaften
Functioneel beheerder bij Huisartsenposten West-Brabant.
“De fax is gebaseerd op verouderde technologie. Er zijn tegenwoordig veel betere alternatieven om te communiceren.” Robin Verhoog en Eveline van Haaften faseren de fax onherroepelijk uit. Maar wel in stappen. Anders mis je volgens hen draagvlak. Robin is projectleider ICT bij Huisartsencoöperatie West-Brabant. Eveline is functioneel beheerder bij Huisartsenposten West-Brabant.
Robin heeft een heel praktische verklaring voor het gebruik van de fax. “Weet je wat het is? De fax beloont de verzender.
Zodra je iets faxt, maakt de machine herrie. Er komt een blaadje uit, er gebéurt iets. Ook de ontvanger is direct alert: de fax wordt niet zo vaak gebruikt, dus het zal wel belangrijk zijn.” De fysieke handeling en de snelle reactie die daarop volgt is volgens Robin de reden dat de fax nog steeds wordt gebruikt bij veel huisartsenpraktijken- en posten.
"Het was een no brainer om mee te doen aan Faexit."
Vragen via het portaal te werken
Ook bij de huisartsenpost draait de fax volgens Eveline nog regelmatig. “Vaak faxte ik recepten naar de apotheek als het elektronisch niet goed doorkwam via ons verouderde computersysteem. We kregen per fax vooral veel overdrachten van huisartsen binnen. Ook al waren de mooie oplossingen aanwezig, ze vonden het toch handiger om te faxen. Nu we hen vragen via ons nieuwe portaal te werken, blijken ze prima te kunnen mailen.”
eFax als ‘dramatische’ tussenoplossing
Zo’n ingesleten gewoonte afleren heeft tijd nodig, benadrukt Robin. “Als je van de een op de andere dag zegt ‘we stoppen ermee’, ontstaat weerstand. Daarom hebben we op de huisartsenpost gekozen voor een tussenoplossing: de analoge faxen zijn eruit, we faxen alleen nog digitaal. Zo geven we onze ketenpartners de tijd om te stoppen.” Helemaal tevreden over deze ‘dramatische’ tussenoplossing is de projectleider niet. “eFaxen is een omslachtig proces, waarbij je gegevens mailt naar een faxnummer. Nodeloos, zeker als je ook een veilige mail kunt sturen of idealiter van EPD- naar EPD kunt communiceren. De eFax is écht ter overbrugging.
Huisartsen gebruiken direct ons portaal
eFaxen is volgens Eveline wel even wennen. “Faxen ontvang ik nu in mijn mailbox, zonder pop-up. Je moet die box iedere dienst actief checken.
Maar het valt me niet tegen en ik hoor mijn collega’s ook niet mopperen.
Na de komst van ons nieuwe computersysteem is gegevens uitwisselen zonder fax een logisch vervolg. eFaxen is een tussenoplossing, maar voor de huisartsen een extra verandering. Het mooie is dat ik nu zie dat huisartsen direct ons portaal gebruiken in plaats van eFax. Dat komt de veiligheid van de patiënt ten goede, dus daar ben ik heel blij om.”
"De fax is gebaseerd op verouderde technologie."
Weg met die oude bagage
Als Robin op een verjaardag vertelt over dit project, dan zijn mensen verbaasd dat er nog gefaxt wordt. “Mede daarom was het voor mij een
no brainer om mee te doen aan Faexit. Want uiteindelijk weten we
allemaal wel dat we van die oude bagage af moeten. Veel huisartsenpraktijken hebben bovendien de kosteloze alternatieven al in huis. Meestal is dat ook veiliger. Ze houden elkaar in de houdgreep door te blijven faxen. Maar als jij als laatste overblijft, móet je wel stoppen. In onze regio hebben we het Faexit-project heel realistisch neergezet.”
Op zoek naar commitment
In zijn aanpak, merkt Robin dat het maken van interne werkafspraken voor praktijken heel belangrijk is. “Want, stel dat nu zo’n eFax in een gedeelde mailbox belandt, waarvoor niemand verantwoordelijk is. Dan kunnen gevaarlijke situaties ontstaan. Zorg daarom dat alle mailboxen ‘bewaakt’ worden. En stel een deadline: dán gaat de stekker eruit, zeg alvast je abonnement op.
De praktijken opereren autonoom, dus we kunnen ze niet verplichten de fax de deur uit te doen. Deze aanloop gebruiken we om commitment te vinden. Tot nu toe lukt dat goed.”